Samarbejde/Implementering og onboarding

Fra første samtale til en afprøvet opsætning.

En god opsætning handler ikke kun om at forbinde systemer. Den handler om at forstå, hvordan I arbejder i dag, aftale en klar proces og undersøge, om den fungerer i praksis.

Book et kort mødeSe forløbet
TILGANGEN ER TÆNKT TIL AT BYGGE PÅVÆXTER · PLANLAGT
01Udgangspunkt i jeres eksisterende arbejdsgange og systemer.
02Formål, omfang, ansvar og pris aftales, før samarbejdet begynder.
03Standardiserede arbejdsgange med indstillinger tilpasset jeres klinik.
04Den konkrete integration og hele arbejdsgangen undersøges og afprøves.
05Ansvar, status og næste handling er tydelige.
06Ingen dobbeltregistrering eller ekstra vedligeholdelse skabt af Væxter.
07I kan altid få hjælp fra et menneske.
Før I beslutter jer

Spørgsmål, der er rimelige at stille, før I indfører noget nyt

Korte svar på det, klinikker typisk spørger om. Hvor der ikke findes et fast svar, står der, hvad det afhænger af.

01Skal vi skifte bookingsystem eller lære at arbejde på en helt ny måde?+
Som udgangspunkt nej. Væxter er tænkt til at arbejde omkring jeres eksisterende booking-, journal-, telefoni- og kommunikationssystemer. Vi tager udgangspunkt i, hvordan I arbejder i dag, og det, der allerede fungerer, skal bevares.Trin 2: Forstå klinikkens hverdag →
02Ender vi med at skulle indtaste de samme oplysninger to steder?+
Det skal I ikke på grund af Væxter. Det undersøges under afprøvningen. En løsning, der kræver dobbeltregistrering på grund af Væxter, præsenterer vi ikke som færdig.Trin 6: Afprøv hele forløbet →
03Hvor meget tid skal vores medarbejdere bruge?+
Det afhænger af omfanget og jeres systemer. I bidrager med viden om jeres arbejdsgange, deltager i beslutninger og vurderer, om arbejdsgangen giver mening. I skal ikke være teknisk projektleder for Væxter.Arbejdsfordeling →
04Hvor lang tid tager opstarten?+
Det kan vi ikke sige på forhånd. Det afhænger af omfanget, jeres systemer, leverandørernes adgangsforhold og hvor meget der skal afprøves. Vi giver ikke en tidsramme, før forudsætningerne er undersøgt.Trin 4: Undersøg systemer og integrationer →
05Kan vores eksisterende systemer faktisk arbejde sammen med Væxter?+
Det ved vi først, når det er undersøgt. Hvis en nødvendig integration ikke kan kvalificeres, siger vi det ærligt og forklarer, hvad der kan og ikke kan lade sig gøre.Trin 4: Undersøg systemer og integrationer →
06Hvad sker der, hvis en forbindelse ikke fungerer?+
Det afklares på forhånd, hvad der skal ske, hvis en oplysning mangler eller en forbindelse fejler, og hvordan en opgave overdrages til en medarbejder. Medarbejderne skal vide, hvem de kontakter.Trin 7: Aftal overdragelse og hjælp →
07Hvem har ansvaret, hvis en henvendelse eller opfølgning ikke bliver håndteret?+
Det aftales i opsætningen: hvem der har ansvar for en opgave, hvornår den overdrages, og hvordan status og næste handling fremgår. Sundhedsfaglige vurderinger forbliver hos jeres personale.Trin 5: Opsæt den aftalte arbejdsgang →
08Hvem bestemmer, hvordan opfølgning skal foregå?+
Det gør I. Valg om ansvar, kontakt og opfølgning træffes sammen med jer. Væxter foreslår standardiserede arbejdsgange, men jeres valg håndteres i opsætningen.Trin 5: Opsæt den aftalte arbejdsgang →
09Bliver opgaven mere kompliceret for receptionen?+
Det er ikke meningen. Derfor vurderer jeres medarbejdere arbejdsgangen under afprøvningen. Hvis den skaber ekstra arbejde, er den ikke færdig.Trin 6: Afprøv hele forløbet →
10Får vi hjælp fra et menneske, når vi har spørgsmål?+
Ja. Væxters kundeservice er tænkt menneskelig, og I skal ikke gennem en AI-chatbot eller AI-visitation for at få hjælp. Supportens omfang aftales i det konkrete samarbejde.Trin 7: Aftal overdragelse og hjælp →
11Hvad koster opstarten, og kan vi gennemskue den samlede pris?+
Opstartsgebyret er 4.995 kr. for Start og 7.495 kr. for Sammenhæng, begge ekskl. moms. For Partner aftales det efter omfang. Den løbende pris er fast inden for det aftalte omfang.Opstartspris →
12Hvad sker der, hvis vi ikke ønsker at fortsætte?+
Der er ingen bindingsperiode. Samarbejdet kan opsiges med øjeblikkelig virkning.Opstartspris →
Det planlagte forløb

Otte trin fra første møde til opfølgning

Fra en uforpligtende samtale til en arbejdsgang, I har afprøvet sammen med os.

01

Et kort første møde

Vi vurderer sammen, om der er grundlag for et samarbejde.
+

I fortæller, hvordan I arbejder i dag, og hvor henvendelser eller opfølgninger kan gå i stå. Mødet skal hjælpe begge parter med at vurdere, om der er et relevant grundlag for et samarbejde. Det forpligter jer ikke.

VÆXTER BIDRAGER MEDLytter, stiller spørgsmål og fortæller ærligt, hvad Væxter er, og hvad det ikke er.
I BIDRAGER MEDEt overblik over jeres hverdag og de udfordringer, der er vigtigst for jer.
AFKLARET FØR NÆSTE TRINOm det giver mening at se nærmere på jeres arbejdsgange.
AFHÆNGER AFVi kan ikke sige, om Væxter passer til jeres klinik eller kan forbindes med jeres systemer, før det er undersøgt.
02

Forstå klinikkens hverdag

Vi gennemgår, hvordan henvendelser og opfølgning håndteres i dag.
+

Vi gennemgår de relevante arbejdsgange sammen. Opgaven er ikke at indsamle mest mulig information, men de oplysninger, der er nødvendige for at forstå den arbejdsgang, samarbejdet skal handle om.

VI SER SAMMEN PÅ
—Hvordan kommer henvendelser ind?
—Hvem holder øje med dem?
—Hvordan bliver ansvar og næste skridt overdraget?
—Hvilke systemer bruger I?
—Hvor opstår der ventetid, dobbeltarbejde eller tvivl?
—Hvad fungerer allerede godt og bør bevares?
VÆXTER BIDRAGER MEDSpørgsmål og struktur, så gennemgangen bliver konkret.
I BIDRAGER MEDAt vise, hvordan arbejdet foregår, og hvem der gør hvad.
AFKLARET FØR NÆSTE TRINHvor arbejdsgangen går i stå, og hvad der skal bevares.
AFHÆNGER AFHvor mange kanaler, medarbejdere og lokationer der indgår.
03

Aftal formål og omfang

Hvad samarbejdet omfatter, hvem der gør hvad, og hvad det koster.
+

Før samarbejdet begynder, afklarer vi sammen, hvad det konkret skal omfatte, og hvad det ikke omfatter.

DET SKAL AFKLARES
—Hvilke administrative arbejdsgange skal være med?
—Hvilke funktioner og forudsætninger er relevante?
—Hvilke oplysninger er nødvendige?
—Hvem gør hvad?
—Hvilken pris og hvilket opstartsgebyr gælder?
—Hvad er uden for det aftalte omfang?
VÆXTER BIDRAGER MEDEn tydelig beskrivelse af omfang, ansvar og pris.
I BIDRAGER MEDBeslutninger om, hvilke arbejdsgange der skal med, og hvem hos jer der har ansvaret.
AFKLARET FØR NÆSTE TRINEn aftale om formål, omfang, ansvar og pris.
AFHÆNGER AFEn integration, funktion eller forbedring er først en del af aftalen, når den er afklaret og kan leveres.
04

Undersøg systemer og integrationer

Vi finder ud af, hvad jeres systemer faktisk kan levere.
+

At undersøge en integration betyder at finde ud af, om jeres systemer kan levere det, den aftalte arbejdsgang kræver, på en pålidelig måde.

VI UNDERSØGER
—Hvilke oplysninger er der faktisk adgang til?
—Kan de nødvendige hændelser og statusser registreres pålideligt?
—Er de nødvendige kontaktmuligheder tilgængelige?
—Hvilke adgangs- og leverandørforhold skal afklares?
—Hvad sker der, hvis en oplysning mangler, eller forbindelsen fejler?
—Kan hele arbejdsgangen fungere uden dobbeltregistrering?
VÆXTER BIDRAGER MEDDen tekniske undersøgelse og en ærlig vurdering af resultatet.
I BIDRAGER MEDHjælp til at afklare jeres systemer, adgange og kontaktpersoner hos jeres leverandører.
AFKLARET FØR NÆSTE TRINHvad der kan og ikke kan lade sig gøre med jeres konkrete systemer.
AFHÆNGER AFJeres leverandørers adgangsmuligheder og vilkår. Vi lover ikke, at alle bookingsystemer eller andre systemer kan forbindes.
05

Opsæt den aftalte arbejdsgang

Standardiserede arbejdsgange med jeres valg i opsætningen.
+

Væxter vil så vidt muligt bruge standardiserede arbejdsgange, hvor jeres valg håndteres i opsætning og konfiguration.

EKSEMPLER PÅ VALG, DER KAN VÆRE RELEVANTE
—Hvem skal have ansvar for en opgave?
—Hvornår skal en opgave overdrages til en medarbejder?
—Hvordan fremgår status og næste handling?
—Hvad skal ske ved tvivl, et nej eller et sundhedsfagligt spørgsmål?
VÆXTER BIDRAGER MEDForberedelse af opsætningen ud fra standardiserede arbejdsgange.
I BIDRAGER MEDValgene om ansvar, overdragelse og håndtering af tvivl.
AFKLARET FØR NÆSTE TRINHvordan ansvar, status og næste handling fremgår i hverdagen.
AFHÆNGER AFHvad der er aftalt for jeres forløb. Eksemplerne er forhold, der kan indgå i en opsætning, ikke en garanti for, at alle funktioner allerede er færdige.
06

Afprøv hele forløbet

Hele arbejdsgangen skal virke, ikke kun forbindelsen.
+

At en forbindelse teknisk set findes, er ikke det samme som, at den samlede arbejdsgang virker for jer. Derfor gennemgås hele forløbet, før det tages i brug.

EN GENNEMGANG KAN BL.A. UNDERSØGE
—Om oplysningerne kommer frem som forventet.
—Om det er klart, hvem der har ansvaret.
—Om jeres personale ved, hvad der skal ske.
—Om en opgave kan overdrages til et menneske ved tvivl eller fejl.
—Om en eksisterende booking eller ændring håndteres korrekt, hvis oplysningerne er tilgængelige.
—Om I skal gentaste eller vedligeholde de samme oplysninger flere steder.
VÆXTER BIDRAGER MEDGennemgang af forløbet sammen med jer og en oversigt over, hvad der skal justeres.
I BIDRAGER MEDEn vurdering af, om arbejdsgangen giver mening for medarbejderne.
AFKLARET FØR NÆSTE TRINOm arbejdsgangen kan tages i brug. En løsning, der kræver dobbeltregistrering på grund af Væxter, er ikke færdig.
AFHÆNGER AFHvilke situationer der kan afprøves med jeres systemer. Vi lover ikke, at alle scenarier eller leverandører allerede er testet.
VEJLEDNINGIHI beskriver en metode, hvor man afprøver en ændring i lille skala, studerer resultatet og tilpasser ændringen, før den indføres bredere. Formålet er bl.a. at finde ud af, om ændringen virker i det miljø, hvor den skal bruges. Det er en generel metode til forbedringsarbejde i sundhedsvæsenet. Den dokumenterer ikke, at Væxters integrationer er afprøvede eller virker.IHI: Testing Changes ↗
07

Aftal overdragelse og hjælp

Medarbejderne ved, hvad de gør, og hvem de kontakter.
+

En færdig opsætning skal være forståelig for dem, der bruger den i hverdagen.

DET SKAL VÆRE TYDELIGT FOR MEDARBEJDERNE
—Hvad gør de?
—Hvordan ved de, om en opgave kræver handling?
—Hvem kontakter de ved spørgsmål eller problemer?
—Hvad gør de, hvis noget ikke fungerer som forventet?
VÆXTER BIDRAGER MEDMenneskelig hjælp inden for den aftalte support. I skal ikke gennem en AI-chatbot eller AI-visitation for at få hjælp.
I BIDRAGER MEDViden om, hvad jeres medarbejdere har brug for at vide for at bruge arbejdsgangen.
AFKLARET FØR NÆSTE TRINHvem medarbejderne kontakter, og hvad de gør, hvis noget ikke fungerer.
AFHÆNGER AFSupportens omfang og form aftales for det konkrete samarbejde.
VEJLEDNINGIHI beskriver, at når en ændring bliver en fast del af arbejdet, kan det påvirke dokumentation, skriftlige retningslinjer og oplæring af medarbejdere. Derfor handler overdragelse om mere end en teknisk forbindelse. IHI’s metode er ikke en certificering eller godkendelse af Væxter.IHI: Implementing Changes ↗
08

Følg op på samarbejdet

Vi ser på, hvordan arbejdsgangen fungerer i praksis.
+

Det kan være relevant at gennemgå, hvordan den aftalte arbejdsgang fungerer i praksis, og om noget bør justeres.

VÆXTER BIDRAGER MEDEn samtale om, hvad der fungerer, og hvad der bør justeres.
I BIDRAGER MEDJeres erfaringer fra hverdagen.
AFKLARET FØR NÆSTE TRINOm noget skal justeres, og hvem der gør det.
AFHÆNGER AFOm og hvor ofte I følger op, aftales med jer. Faste møder eller en servicepakke indgår kun, hvis det er aftalt.
Arbejdsfordeling

Et fælles samarbejde, hvor I ikke er teknisk projektleder

Den konkrete fordeling aftales efter jeres behov og de faktiske integrationsmuligheder. Her er udgangspunktet.

VÆXTER BIDRAGER MED AT
✓Gennemgå den aftalte administrative arbejdsgang sammen med jer.
✓Undersøge konkrete forudsætninger og integrationsmuligheder.
✓Forberede den aftalte opsætning og gennemgå, om den fungerer.
✓Gøre det tydeligt, hvad der er afklaret, hvad der mangler, og hvem der gør hvad.
✓Stille menneskelig hjælp til rådighed inden for den aftalte support.
I BIDRAGER MED AT
✓Fortælle, hvordan arbejdet foregår i dag, og hvilke udfordringer der er vigtige.
✓Deltage i relevante beslutninger om arbejdsgange, ansvar og kontakt.
✓Hjælpe med at afklare eksisterende systemer og relevante kontaktpersoner.
✓Deltage i at vurdere, om arbejdsgangen giver mening for medarbejderne.
✓Beholde ansvaret for sundhedsfaglige vurderinger og handlinger i jeres kernesystemer.
Opstartspris

Omfang og pris aftales, før samarbejdet begynder

Opstartsgebyret afhænger af pakken. Hvad det konkret dækker, fremgår af jeres aftale.

StartFAST OPSTARTSGEBYR4.995 kr.ekskl. moms
SammenhængFAST OPSTARTSGEBYR7.495 kr.ekskl. moms
PartnerOPSTARTSGEBYREfter aftaleafhængigt af omfanget
Opstart og løbende pris er to deleOpstartsgebyret betales én gang. Den løbende pris er fast inden for det aftalte omfang, og Væxter lægger ikke automatisk en variabel forbrugsregning oveni.
Fast pris er ikke ubegrænset forbrugPrisen gælder det aftalte omfang. Eventuelle faste tilvalg og deres omfang skal fremgå tydeligt på forhånd.
Ingen bindingsperiodeSamarbejdet kan opsiges med øjeblikkelig virkning.
Se priser og pakker →
Persondata og sundhedsfaglige grænser

Kun de oplysninger, den administrative opgave kræver

Adgang, ansvar og databehandling afklares for den konkrete opsætning. Sundhedsfaglige vurderinger bliver hos jeres personale.

✓Kun de oplysninger, der er nødvendige for den aftalte administrative opgave, bruges.
✓Kliniske oplysninger bliver så vidt muligt i jeres kernesystemer.
✓Adgang, ansvar og databehandling afklares for den konkrete opsætning.
✓Væxter diagnosticerer ikke, anbefaler ikke behandling, vurderer ikke behandlingsegnethed og giver ikke individuel sundhedsfaglig rådgivning.
✓Sundhedsfaglige spørgsmål håndteres af jeres personale.
MYNDIGHEDDatatilsynet beskriver, at en dataansvarlig, der bruger en databehandler, skal sikre, at der er indgået en databehandleraftale, og føre passende tilsyn med databehandleren. Derfor skal roller, oplysninger og ansvar afklares, når en klinik og en leverandør samarbejder. Teksten her er ikke juridisk rådgivning.Datatilsynet: Tilsyn med databehandlere ↗
DET ER VÆXTER IKKEVæxter er ikke et bookingsystem, et journalsystem, et marketingbureau eller en generisk chatbot. Væxter diagnosticerer ikke, anbefaler ikke behandling og vurderer ikke behandlingsegnethed.
VÆXTER ER UNDER UDVIKLINGForløbet på denne side beskriver Væxters tilgang og planlagte leverance. Konkrete integrationsmuligheder, funktioner og leverancer skal kvalificeres og afprøves for den enkelte klinik.
KILDER PÅ SIDEN
Institute for Healthcare Improvement: Testing Changes ↗Institute for Healthcare Improvement: Implementing Changes ↗Datatilsynet: Vejledning om tilsyn med databehandlere (2021) ↗
Læs ogsåSådan virker Væxter →Priser og pakker →Nye henvendelser →Afbudstider →Genbooking og opfølgning →Overblik og nøgletal →

Book et kort møde

Fortæl os, hvordan I arbejder i dag, og hvor henvendelser eller opfølgninger kan gå i stå. Så undersøger vi sammen, om et samarbejde er relevant.

Book et kort møde
Mødet forpligter jer ikke til noget. Konkrete integrationsmuligheder skal undersøges, før vi kan love dem.