Hvad skal I undersøge før integration med et bookingsystem?
"Vi kan integrere med jeres bookingsystem" er et udgangspunkt, ikke et svar. Guiden giver jer en metode til at undersøge, om en konkret forbindelse kan fungere i jeres hverdag, og præcise spørgsmål, I kan tage med til leverandøren, før I bliver afhængige af den.
Når to systemnavne ikke er nok
I vil gerne have bedre opfølgning på henvendelser eller ledige tider og ser på en løsning, der skal arbejde sammen med jeres bookingsystem. Leverandøren siger ja til integration. Det afgørende er, om den konkrete arbejdsgang kan fungere med de konkrete oplysninger, ikke om to systemnavne kan forbindes.
Hvad er en integration?
En integration er en forbindelse, der gør det muligt at udveksle bestemte oplysninger eller handlinger mellem systemer. Ordet siger ikke noget om, hvilke oplysninger, hvilke handlinger, eller hvor godt det virker.
Beskriv arbejdsgangen, før I taler teknik
AHRQ beskriver kortlægning af arbejdsgange med svømmebaner, hvor hver rolle har sin egen bane, og hvor man beskriver processen, som den faktisk foregår. Materialet er skrevet til amerikansk almen praksis, men metoden kan bruges hos jer. AHRQ: How to Map Workflows ↗
Hvilke oplysninger kan forbindelsen faktisk give adgang til?
At jeres bookingsystem viser et afbud på skærmen, betyder ikke, at oplysningen kan stilles til rådighed for en afprøvet forbindelse. Markér hvert spørgsmål med det svar, I har fået. "Ukendt" er ikke det samme som "ja".
Jo mere en forbindelse må, jo mere skal afprøves
Forskellige handlinger kræver forskellige tilladelser, kontroller og afprøvninger. Det er ikke altid nødvendigt eller hensigtsmæssigt, at en supplerende løsning kan ændre bookinger.
Når oplysningen er rigtig, men for gammel
Datatilsynet peger i sin vejledning om ændringsstyring på at afklare, om opdateringsfrekvensen er tilstrækkelig, og om der overføres tilstrækkelige data, når systemer integreres. Datatilsynet: Ændringsstyring ↗
Det konkrete setup skal afklares
En integration er ikke lovlig, blot fordi den kun viser få felter. Afsnittet giver generel information og er ikke en individuel juridisk vurdering af jeres opsætning.
Seks situationer, I bør have aftalt på forhånd
Ingen teknisk løsning bør antages at fange alle fejl uden dokumenteret afprøvning. Vælg en situation for at se, hvad I kan opleve, hvad I bør spørge om, og hvordan I fortsætter manuelt.
Forbindelsen stopper
Forsinkede oplysninger
Samme hændelse flere gange
Tid booket undervejs
Bookingsystemet opdateres
Den ansvarlige er fraværende
Sådan afprøver I integrationen
Ti trin fra beskrivelse til beslutning. En vellykket enkeltstående test er ikke en garanti for fremtidig drift. Den viser, at det virkede under de forhold, I testede.
Hvad koster det, og hvad sker der, hvis I stopper?
Afklar det, før I bliver afhængige af forbindelsen. Det er lettere at aftale, hvordan et samarbejde slutter, mens det begynder.
Spørgsmål, I kan tage med til leverandøren
Spørgsmålene er formuleret, så svaret kan dokumenteres. Markér status undervejs. Intet sendes eller gemmes, og markeringerne forsvinder, når siden lukkes.
Arbejdsgang og behov
Oplysninger og handlinger
Opdatering og datakvalitet
Adgang og persondata
Fejl, ansvar og support
Afprøvning
Pris, ændringer og ophør
En utilstrækkelig og en brugbar afklaring
Spørgsmålet: "Kan jeres løsning hjælpe os med at fylde sene afbud?" Svarene er opdigtede. De beskriver ikke en Væxter-integration eller et bestemt bookingsystem.
Hvordan Væxter passer ind
Væxter er et modulært operationelt system til etablerede kosmetiske klinikker, tænkt til at arbejde omkring jeres eksisterende booking-, journal-, telefoni- og kommunikationssystemer. Vores tilgang er at tage udgangspunkt i jeres arbejdsgange og afklare og afprøve de konkrete forbindelser, før vi lover funktionalitet.
Ofte stillede spørgsmål
Betyder et API, at integrationen kan lade sig gøre?
Nej, ikke i sig selv. Det afhænger af, hvilke oplysninger og handlinger API'et giver adgang til, med hvilke tilladelser, og om forbindelsen er afprøvet med jeres opsætning.
Kan alle bookingsystemer forbindes?
Nej, ikke nødvendigvis. Nogle systemer giver adgang til de nødvendige oplysninger, andre gør ikke, eller kun delvist.
Kan en integration ændre eller oprette bookinger?
Kun hvis systemet giver rettighed til det, og I har besluttet, at det må ske. Det kræver flere kontroller og mere afprøvning end at læse. Ofte er det mere hensigtsmæssigt, at en medarbejder bekræfter.
Skal vi give adgang til journaloplysninger?
Administrative arbejdsgange omkring aftaler kræver typisk ikke journaloplysninger. Kliniske oplysninger bør som udgangspunkt forblive i klinikkens kernesystemer.
Hvor hurtigt opdateres oplysningerne?
Det varierer mellem systemer og forbindelser. Spørg konkret, og afprøv det. Arbejdsgangen bør kontrollere, at oplysningerne stadig gælder, før der handles.
Hvad sker der, hvis forbindelsen fejler?
Det skal være aftalt på forhånd: hvordan fejlen opdages, hvem der får besked, hvem der retter den, og hvilken manuel procedure I bruger imens.
Skal vores medarbejdere indtaste oplysninger to steder?
Det bør de ikke. En løsning, der kun virker med gentastning, er ikke en færdig integration.
Hvem har ansvaret for persondata?
Det afhænger af den konkrete opsætning og parternes roller. Afklar, hvem der er dataansvarlig og databehandler, og hvordan der føres tilsyn.
Skal vi skifte bookingsystem?
Ikke for at bruge Væxter. Væxter er tænkt til at arbejde omkring jeres eksisterende systemer, men hvad der kan forbindes, afhænger af systemet.
Hvad sker der, hvis vi stopper samarbejdet?
Det bør være aftalt fra starten: hvad der sker med adgang og oplysninger, og hvordan I fortsætter jeres arbejdsgange.
Bruger Væxter AI til kundeservice?
Nej. Væxters kundeservice og support varetages af mennesker.
Vil I gennemgå spørgsmålene med os?
Tag spørgeguiden med. Så gennemgår vi jeres arbejdsgang og bookingsystem og siger det ligeud, hvis noget er ukendt, skal afprøves eller ikke kan lade sig gøre.