tider
0200 tider
Værktøjer/Beregner
Hvad koster afbudstider jeres klinik?
Afbud er en naturlig del af hverdagen. Patienter bliver syge eller får ændrede planer, og ikke alle ledige tider kan genbesættes. Beregneren bruger jeres egne tal og viser et forklarligt estimat af, hvad de ikke-genbesatte tider kan betyde for kapacitet og omsætningspotentiale.
✓Kun afbud. Aftaler, hvor patienten gav besked. Udeblivelser har deres egen beregner.
✓Én måned. Alle tal skal vedrøre den samme periode og de samme typer tider.
✓Gratis og lokalt. Ingen kontaktoplysninger. Beregningen sker i jeres browser, og tallene sendes ikke til en server.
Læs guiden: Sådan arbejder I med afbudstider →FIKTIVT EKSEMPELTallene er opdigtede for at vise, hvordan beregneren virker. De er ikke typiske for danske kosmetiske klinikker og ikke et branchegennemsnit. Skriv jeres egne tal, eller træk i skyderne.
Jeres tal for én måned
Tider pr. måned, hvor patienten gav besked om afbud. Tæl hver aftale én gang. Udeblivelser tælles ikke med.
Hvor mange af de aflyste tider blev faktisk brugt af en anden patient?
tider
030 tider
Brug et gennemsnit, der passer til de tider, I undersøger. Vær konsekvent om moms, fx altid ekskl. moms.
kr.
010000 kr.
Bruges til at estimere, hvor meget kalenderkapacitet der ikke blev genbesat.
min.
0240 min.
Jeres eget bud. Sæt det til 0, hvis I ikke vil regne på et scenarie. Kan højst være antallet af ikke-genbesatte tider.
HYPOTETISK SCENARIE
tider
018 tider
Tallene gemmes ikke. Når I genindlæser eller lukker siden, starter beregneren forfra med eksemplet.
ESTIMAT PR. MÅNEDIllustrativ værdi af ikke-genbesatte tider21.600 kr.18 ikke-genbesatte tider × 1.200 kr.
Hvad tiderne ville have været værd ved jeres gennemsnitlige værdi pr. tid. Ikke dokumenteret mistet omsætning og ikke tabt fortjeneste.
Ikke-genbesatte tider18
Illustrativ værdi pr. år259.200 kr.Årsværdien er månedens estimat × 12 og forudsætter samme niveau alle årets måneder. En simpel fremskrivning, ikke en prognose.
Ikke-genbesat kalenderkapacitet13 t 30 min.
HYPOTETISK SCENARIE4.800 kr.Hypotetisk ekstra værdi4 tider × 1.200 kr.
Resterende illustrativ værdi16.800 kr.14 tider × 1.200 kr.
Et regneeksempel med det antal, I selv har valgt. Ikke en forventning, og ikke et løfte om, hvad Væxter eller andre kan opnå.
FORDELING AF AFLYSTE TIDER
12genbesat i dag
4ekstra i scenariet
14stadig ikke genbesat
Begrænsninger
Hvad estimatet ikke viser
Beregneren er bevidst enkel, så I kan se hver antagelse. Det betyder også, at den ikke fanger alt, der sker i en rigtig kalender.
01Estimatet er ikke dokumenteret mistet omsætning eller tabt fortjeneste.
02En patient, der aflyser, kan booke en ny tid senere. Omsætningen kan være flyttet frem for tabt.
03En genbesat tid kan være en patient, der ellers ville have fået en anden tid. Det er ikke nødvendigvis ekstra samlet omsætning.
04Priser, behandlingstyper, varighed, variable omkostninger og fremmøde varierer.
05En ledig tid kan bruges til andre opgaver og er ikke nødvendigvis værdiløs.
06Beregningen tager ikke højde for afbudsgebyrer, sparede omkostninger, skat, avance eller forskelle mellem aftaletyper.
07Årsværdien er en simpel fremskrivning af én måned, ikke en prognose.
08Et beregnet potentiale er ikke et løfte om, hvad Væxter kan opnå.
01 · Begreberne
Hvorfor afbudstider er svære at måle
Den samme aftale kan ende i forskellige kategorier afhængigt af, hvordan den registreres. Definér, hvad I tæller, før I bruger beregneren, og tæl hver aftale kun én gang.
AfbudPatienten giver besked om, at hun ikke kommer.Tælles i felt 01
UdeblivelsePatienten møder ikke op og har ikke givet besked.Tælles ikke her. Brug no-show-beregneren
Aflyst tid, der bliver genbesatEn anden patient tager tiden.Tælles i felt 02
Aflyst tid, der forbliver ledigIngen anden patient tager tiden.Beregnes: 01 − 02
OmbookingAftalen flyttes til en anden tid. Omsætningen er ikke nødvendigvis tabt.Beslut selv, om den tælles som afbud. Gør det ens hver gang
BEREGNERHandler det om patienter, der ikke mødte op? Brug beregneren for udeblivelser
→02 · I praksis
Hvor opstår udfordringen?
At en tid ikke bliver genbesat, skyldes sjældent én ting. Det er ofte en kombination af timing, ansvar og de praktiske krav til tiden.
01Et sent afbud kommer ind, mens receptionen er optaget med en patient.
02Ingen ved med det samme, hvem der skal forsøge at finde en anden patient.
03Tiden er for kort eller passer ikke til den behandling, der efterspørges.
04Der er en interesseret person, men hendes tilgængelighed er ukendt.
05Den ledige tid passer ikke til den rette behandler eller de nødvendige lokaler.
06Personen er interesseret, men skal først have en konsultation eller opfylde andre relevante krav.
07To medarbejdere arbejder på samme afbud uden at vide det.
PlanlægningKalenderen viser en ledig tid, men det er uklart, om nogen er i gang med at fylde den.
PatientoplevelseEn person kan få tilbudt en tid, der allerede er givet væk, eller vente længere end nødvendigt.
MedarbejdertidOpkald og beskeder kan blive gjort to gange, eller ingen får gjort dem.
03 · Arbejdsgangen
Sådan kan I forbedre arbejdsgangen
Ni trin, der kan bruges i jeres nuværende systemer. Hold styr på den ledige tid dér, hvor I allerede booker, i stedet for at føre et nyt, parallelt register.
1Gør det let at aflysePatienten skal nemt kunne aflyse eller flytte sin tid, gerne i god tid.
2Aftal, hvem der ser afbudHvem håndterer afbud morgen, middag og eftermiddag?
3Gør tiden synligDen ledige tid og næste handling skal kunne ses af de relevante medarbejdere.
4Afklar, hvem tiden er relevant forFx personer, der administrativt allerede har ønsket en tidligere tid.
5Faglige vurderinger hos personaletOm en behandling er relevant for en person, vurderer sundhedspersonalet.
6Afklar kontakt og grundlagØnsker personen at blive kontaktet, hvordan, og hvilket grundlag har I?
7Undgå dobbeltbookingHvem har fået tilbudt tiden, og hvornår er den faktisk bekræftet?
8Luk opgavenNår tiden er besat, ikke længere relevant eller ikke kan genbesættes.
9Se på erfaringerneGennemgå jævnligt, hvad der virker, og justér.
Tjekliste
Klik for at markere. Gemmes ikke.GUIDELæs mere i guiden om afbudstider
→04 · Forskning
Hvad kan forskningen fortælle?
Vi har ikke fundet forskning i afbudstider i danske kosmetiske klinikker. Kilderne her kommer fra andre dele af sundhedsvæsenet i andre lande. De kan give perspektiv, men resultaterne kan ikke overføres direkte.
FORSKNING · KONFERENCEABSTRACT 2019Ledige tider efter sene afbud i neurologiske ambulatorier
14,5 %af tiderne stod ubesat efter sene afbud
5 %udeblivelser i samme periode
Et kvalitetsprojekt på et stort amerikansk universitetshospital opgjorde seks måneders bookingdata fra 2018. Forfatterne definerede sene afbud som afbud med under syv dages varsel og fandt, at de udgjorde næsten halvdelen af alle afbudsopkald.
Forbehold: Et konferenceabstract, ikke en fuld artikel. Ét hospital, ét speciale, egen definition. Tallene er ikke et dansk branchegennemsnit.
Wang m.fl., Neurology 2019 ↗MYNDIGHED · IRLANDLister over patienter, der kan komme med kort varsel
Den irske sundhedsmyndigheds vejledning for ambulatorier nævner lister over patienter, der er villige til at møde op med kort varsel, som en måde at udnytte tider, der bliver ledige.
Forbehold: Et eksempel på en arbejdsgang i et offentligt sundhedssystem med ventelister. Vejledningen dokumenterer ikke en bestemt effekt, og forholdene er anderledes i en dansk kosmetisk klinik.
HSE: Management of patients who fail to attend (PDF) ↗FORSKNING · 2016Påmindelser om bookede aftaler
En systematisk gennemgang fandt, at påmindelser forbedrer fremmøde på tværs af mange typer sundhedstilbud. I nogle forsøg førte personlige telefonpåmindelser til flere aflysninger og ombookinger, altså at patienter gav besked i stedet for at udeblive. Forfatterne beskriver også, at det kan være svært for patienter at komme igennem for at aflyse eller flytte.
Forbehold: Handler om allerede bookede aftaler. Den dokumenterer ikke effekten af en venteliste eller af Væxter hos kosmetiske klinikker.
McLean m.fl., Patient Preference and Adherence 2016 ↗05 · Kontakt og persondata
Før I sender en besked om en ledig tid
En besked om en ledig tid skal vurderes ud fra sit faktiske formål, indhold, kontekst og kontaktgrundlag. Det er ikke automatisk nok, at I har et telefonnummer eller en tidligere relation til personen.
ADMINISTRATIV KONTAKT, PERSONEN HAR BEDT OMEn person har selv bedt om at få besked, hvis der bliver en tidligere tid til en aftale, hun allerede venter på. Beskeden handler kun om den aftale.
KAN VÆRE MARKEDSFØRINGEn sms til tidligere patienter om, at der er ledige tider, eller en besked, der samtidig nævner tilbud eller andre behandlinger. Elektronisk markedsføring kræver som udgangspunkt forudgående samtykke.
MYNDIGHEDSamtykke og den snævre undtagelseForbrugerombudsmanden beskriver reglerne for elektroniske henvendelser. Undtagelsen for tidligere kunder har specifikke betingelser og er ikke en generel tilladelse til at kontakte alle, der har været i klinikken.Forbrugerombudsmanden: Uanmodede elektroniske henvendelser ↗
MYNDIGHEDIngen følsomme oplysninger på smsDatatilsynet skriver, at følsomme eller fortrolige oplysninger normalt ikke kan sendes sikkert som sms. Skriv derfor ikke om behandling eller helbred i en besked om en ledig tid. Sundhedsfaglige spørgsmål går videre til klinikkens personale.Datatilsynet: Ugens sikkerhedstip, februar 2024 ↗
FORBEHOLDOplysningerne er generelle og erstatter ikke en konkret juridisk vurdering. Er I i tvivl, så søg rådgivning, før I sender noget.Læs om datasikkerhed →
VÆXTER · UNDER UDVIKLING
06 · Væxters mulige rolle
Væxter er et modulært operationelt system under udvikling. Det er tænkt til at give overblik over opgaver og tydeligt ansvar omkring jeres eksisterende booking-, journal-, telefoni- og kommunikationssystemer, fx hvem der håndterer et afbud, og hvad næste handling er.
Væxter fylder ikke automatisk kalenderen og sender ikke automatisk beskeder. Konkrete integrationer og arbejdsgange skal undersøges og afprøves hos jer. Et beregnet potentiale er ikke et løfte om, hvad Væxter kan opnå.
07 · Spørgsmål og svar
Om beregneren
Er den beregnede værdi det samme som tabt omsætning?
Nej. Det er en illustrativ værdi: antallet af ikke-genbesatte tider gange jeres gennemsnitlige værdi pr. tid. Nogle patienter booker igen, nogle tider kunne ikke være brugt af andre, og der kan være sparede omkostninger.
Hvordan regner jeg, hvis patienten booker en anden tid?
Tæl stadig den oprindelige tid som aflyst, hvis det er jeres definition, men husk, at omsætningen kan være flyttet frem for tabt. Det er en af grundene til, at resultatet er et estimat og ikke et tab.
Hvad er forskellen på afbud og udeblivelse?
Ved et afbud giver patienten besked. Ved en udeblivelse møder patienten ikke op uden at have givet besked. Tæl dem hver for sig, og brug beregneren for udeblivelser til de sidste.
Hvilken værdi pr. tid skal vi bruge, når priserne varierer?
Brug et gennemsnit for de tider, I undersøger, fx kun behandlinger eller kun konsultationer. Er der store forskelle, kan I regne på hver type for sig. Vær konsekvent om moms.
Skal vi tælle en aflyst tid, der blev genbesat?
Ja, i felt 01 som aflyst og i felt 02 som genbesat. Beregneren trækker dem fra, så kun de ikke-genbesatte tider indgår i værdien.
Hvorfor er en ekstra genbesat tid ikke altid ekstra omsætning?
Fordi den patient, der tager tiden, måske ellers ville have fået en anden tid hos jer. Så flytter omsætningen sig i kalenderen i stedet for at vokse.
Hvad gør vi, hvis vi ikke kender vores tal præcist?
Brug jeres bedste skøn og prøv forskellige værdier. Det giver en fornemmelse af størrelsesorden og usikkerhed. Begynd evt. at registrere afbud og genbesætning ens i en periode.
Må vi kontakte alle tidligere patienter, når der kommer en ledig tid?
Ikke nødvendigvis. Det afhænger af beskedens formål og indhold og af jeres kontaktgrundlag. Elektronisk markedsføring kræver som udgangspunkt samtykke på forhånd, og undtagelsen for tidligere kunder har specifikke betingelser. Søg rådgivning, hvis I er i tvivl.
Kan Væxter garantere, at vi genbesætter et bestemt antal tider?
Nej. Væxter er under udvikling, og hvad der er muligt hos jer, afhænger af jeres systemer, data og en fælles afprøvning. Beregnerens scenarie er jeres eget regneeksempel, ikke et løfte.
KILDER
Wang m.fl.: Quantifying the burden of unfilled clinic appointment slots created by late-notice cancellations (Neurology, 2019) ↗Forskning. Konferenceabstract, ét amerikansk hospital, seks måneder.HSE: Management of patients who fail to attend for scheduled outpatient appointment ↗Myndighed, Irland. Vejledning for ambulatorier.McLean m.fl.: Appointment reminder systems are effective but not optimal (2016) ↗Forskning. Systematisk gennemgang af påmindelser om bookede aftaler.Forbrugerombudsmanden: Uanmodede elektroniske henvendelser ↗Myndighed. Markedsføring, samtykke og servicemeddelelser.Datatilsynet: Bed ikke dine kunder sende følsomme eller fortrolige oplysninger på sms ↗Myndighed. Sikkerhedstip fra februar 2024.
Vil I tale om jeres arbejdsgange?
Hvis I har lyst, kan vi tage en snak om, hvordan I håndterer afbud og ledige tider i dag. Beregneren virker lige godt, uanset om I kontakter os.
Mødet er uforpligtende. I behøver ikke medbringe jeres tal fra beregneren.