Excel eller KPI-dashboard: Hvad passer til jeres klinik?
Et velholdt regneark kan være mere nyttigt end et dashboard med forkerte eller uforståelige data. Guiden hjælper jer med at vurdere jeres egen situation ud fra spørgsmål, data, arbejde og ansvar, ikke ud fra hvad der ser mest moderne ud.
Når overblikket bor i flere filer
Klinikejeren vil forstå, hvordan det går med henvendelser, afbud og gennemførte aftaler. Noget står i bookingsystemet, noget i en telefonoversigt, og nogle tal samles i et regneark. Det kan fungere fint. Men det kan også være svært at vide, om tallene er opdaterede, om de betyder det samme fra måned til måned, og hvem der skal gøre noget ved dem.
Målet er et pålideligt beslutningsgrundlag, ikke flest mulige grafer.
Hvad er et regneark, og hvad er et KPI-dashboard?
Fire begreber, der ofte blandes sammen. Et dashboard er ikke nødvendigvis automatisk, og et regneark er ikke nødvendigvis manuelt.
Sammenlign tilgangene uden at kåre en vinder
Et manuelt vedligeholdt regneark over for et dashboard med kvalificerede automatiske dataforbindelser. Virkeligheden ligger ofte imellem, fx et regneark med importerede udtræk eller et dashboard, der opdateres manuelt.
Hvornår kan Excel være et godt valg?
Hvornår kan et dashboard være relevant?
Et dashboard gør ikke dårlige data gode
Seks eksempler fra en kosmetisk klinik. De viser fejl i de data, der ligger bag tallet, og de giver de samme problemer i et regneark og i et dashboard.
Fra tal til en relevant handling
Vælg et eksempel. En ændring i et tal beviser ikke i sig selv årsagen eller effekten af en indsats.
Ved ugens slut afventer 11 henvendelser svar mod normalt 4.
11 henvendelser uden svar fredag kl. 16. De seneste otte uger lå tallet mellem 3 og 6.
Travlhed i receptionen eller uklart ansvar for en bestemt kanal.
Flere henvendelser end normalt, en kampagne, eller at besvarede henvendelser ikke er lukket.
Den, der har ansvaret for receptionen.
Gennemgå de 11, og aftal en fast ansvarlig for hver kanal.
Følg tallet ugentligt i fire uger, og notér, hvornår ændringen blev indført.
Antallet af sene afbud, der ikke bliver genbesat, er steget tre måneder i træk.
6, 8 og 11 ikke-genbesatte sene afbud i tre måneder.
Ingen fast proces for at tilbyde ledige tider med kort varsel.
Sæson, ændret definition af "sent", eller at genbesatte tider ikke er registreret som genbesat.
Kliniklederen sammen med receptionen.
Aftal, hvem der håndterer en ledig tid, og hvem der må kontaktes.
Følg både sene afbud og genbesatte tider, så I kan se forholdet mellem dem.
Der er 14 timers forskel på booket og gennemført tid i en måned.
320 bookede timer og 306 gennemførte timer.
Afbud og udeblivelser, som ikke blev genbesat.
Aftaler, der står som booket, fordi statussen ikke er opdateret.
Den, der vedligeholder opgørelsen, sammen med receptionen.
Tag en stikprøve på 20 aftaler, og kontrollér statussen.
Gentag stikprøven næste måned med samme definition.
Den tredje næste ledige konsultationstid ligger 19 dage ude.
Den tredje næste ledige konsultationstid ligger 19 dage ude. For tre måneder siden var det 8 dage.
Konsultationstiderne passer ikke til efterspørgslen.
Ferie, sygdom eller tider, der er blokeret i kalenderen uden at blive brugt.
Kliniklederen sammen med de behandlere, der udfører konsultationer.
Undersøg, hvornår ønskerne opstår, og hvor de ledige tider ligger.
Følg ventetiden ugentligt, og læs den sammen med antallet af henvendelser.
Vælg de rigtige nøgletal
Begynd med nogle få spørgsmål frem for mange tal, der er lette at vise. Skal tal sammenlignes, skal definition og periode være de samme hver gang.
Overvej formålet, før data flyttes
Spørgsmålene gælder både for et regneark og for et dashboard. Ingen teknisk løsning gør i sig selv klinikken GDPR-compliant, og guiden giver ingen individuelle juridiske konklusioner. Afklar konkrete spørgsmål med en relevant rådgiver.
Fra månedligt regneark til bedre overblik
En klinik med tre behandlere og én klinikleder. Eksemplet er opdigtet og er hverken en virkelig kundecase eller et Væxter-resultat.
Elleve spørgsmål før I vælger
Markér de spørgsmål, I kan svare tydeligt på i dag. Listen er en beslutningsstøtte, ikke en automatisk anbefaling. Intet gemmes.
Sådan kan Væxter potentielt hjælpe
Væxter er et modulært operationelt system, der er tænkt til at understøtte overblik og sammenhæng i den administrative kunderejse, omkring jeres eksisterende booking-, journal-, telefoni- og kommunikationssystemer.
Et samlet overblik kan hjælpe med at se, hvor opfølgning afventer, og hvor det kan være relevant at undersøge mønstre nærmere. Hvilke data der konkret kan vises, afhænger af jeres systemer, dokumenteret funktionalitet, lovligt grundlag og kvalificerede integrationer.
Er et dashboard altid bedre end Excel?
Nej. Et velholdt regneark med klare definitioner kan være mere nyttigt end et dashboard med forkerte eller mangelfulde data. Det afhænger af jeres behov, data og ressourcer.
Kan et dashboard også opdateres manuelt?
Ja. Et dashboard er en visning af nøgletal. Om det henter data automatisk, afhænger af opsætningen og de tilgængelige integrationer.
Hvilke nøgletal bør vi starte med?
Start med de spørgsmål, I vil have svar på, og vælg 3–5 målinger, der besvarer dem. Brug gerne tal, I allerede har.
Hvor ofte skal tallene opdateres?
Så ofte som det er nødvendigt for at handle på dem. Nogle tal er nyttige ugentligt, andre månedligt. Hyppigere opdatering er kun en fordel, hvis nogen bruger tallene.
Hvad gør vi, hvis tallene i regnearket og kildesystemet ikke stemmer?
Find ud af, hvilken definition og periode hvert tal bygger på. Tag stikprøver i kildesystemet, og ret definitionen, før I bruger tallet til beslutninger.
Kan et dashboard samle data fra alle vores systemer?
Ikke nødvendigvis. Det afhænger af, om der findes egnede og lovlige forbindelser til hvert system, og om de er kvalificeret og testet.
Må vi bruge personoplysninger i et regneark eller dashboard?
Det afhænger af formål og grundlag. Brug kun de oplysninger, der er nødvendige, og begræns adgangen. Afklar konkrete spørgsmål med en rådgiver.
Hvordan ved vi, om automatisering kan betale sig?
Sammenlign det kendte tidsforbrug i dag med alle poster for den nye løsning, også opsætning, vedligeholdelse, kontrol og licens. Er poster ukendte, kan I ikke konkludere en besparelse endnu.
Kan Væxter garantere, at vores nøgletal bliver bedre?
Nej. Væxter er tænkt til at understøtte overblik og administrative arbejdsgange. Hvad der kan vises, afhænger af jeres systemer, data og en fælles afprøvning.
Vi har ikke fundet undersøgelser, der sammenligner regneark og dashboards i danske kosmetiske klinikker. Kilderne bruges som inspiration til principper og metoder.
Vil I tale om, hvordan I samler jeres tal i dag?
Fortæl os, hvilke spørgsmål I gerne vil kunne besvare, og hvor overblikket er svært. Så ser vi sammen på, om Væxter er relevant, eller om regnearket er nok.